高級作業需處力的事項、思考方式與優化內容
問題與需求
- 工作上面臨諸多與他人的合作案件要進行，但對於專案並無有效的管理與紀錄，因此未來再與同一廠商有合作機會時， 增加尋找過往的紀錄的困難與時間。
- 出外勤時，仍會交辦的事項不斷湧入與安排，需要透過手機紀錄與規劃。
橋小姐的需求：
- 希望能把「跟他人和作紀錄」和「週任務」有所區別，方便日後需要時查找。
- 希望將目前的系統修改成易於手機上操作與檢視
迭代思路1.0：
一、目標與方向：
預設人物的個性與工作型態 👉🏻 既然有這麼好的機會，那就將自己需求為出發，設計一個符合自己喬小姐需求的模板吧
發掘更多可能的潛在需求 👉🏻 以旁觀者的角度觀察，也許能找到更多可以優化的地方
打造更能符合喬小姐現實需求的Notion系統
二、進階思考：
(一)工作背景設定：小型公司法務兼行政職
❓可能會面臨的問題：
- 一份貼合需求的合約不是完全不清楚事件發生的始末就能通靈出來的，幾乎要從專案開始到合約簽署並執行完畢前都需要參與，而且有時會因專案合作的對象及需求度(誰是專案的需求方)，導致合約用字有極大的差異。由於中間有很多需要注意與留意的地方，以及有時候時間會拉很長(最常的有將近1年多)，因此如果無法將過程須注意的事項分類整理，之後要提出合約會費很多功夫尋找與查閱過往的紀錄內容。
- 同一個合作對象可能會有不同種類的合約與接洽的窗口內容，如果不能有效紀錄與整理，很容易於制式合約條款處發生前後版本與要求不一的情況發生，或是無法快速的與對方進入情況討論。
- 同時兼任行政的工作，所以會不斷的接收煩雜的小事情要處理。外出跑銀行與採購時，會收到”順路”要處理的任務，因此需要依賴手機紀錄與規畫行程。
🎯希望解決的地方：
- 想把「合作對象」與「接洽窗口」作出區隔，即使日後將專案封存，仍可以透過關鍵字的搜尋，快速的調閱與回顧與個別廠商互動的紀錄與合約條款之約定，方便回憶或是交接給同事。
- 在外時仍可以透過手機，輕鬆方便記錄與檢視被交辦的事項。
(二)個性設定：
- 記憶力不佳：
有時會錯亂，不確定哪些事情是這星期一定要完成，或是可以延到下星期再執行。
沒寫在筆記本上的事情，幾乎過3秒後自動遺忘，因此會隨身攜帶便條紙與筆記錄起來。
- 有拖延症：
沒有急迫性的事行情，或是不太想作的事情，總是會熬到最後一刻才匆忙執行。
- 私人生活不可廢：
會將私人生活充分安排，因此妥善安排有可能睡覺與通勤時間就忘了安排。😅
(三)建議解決方式：
- 私人與工作安排要同時記錄於行事曆上，才不會發生重疊的冏安排
- 不同地點事件與事件間務必預留1小時的緩衝時間
三、優化之處與想法：
編號 | 優化之處 | 優化原因 |
1 | 將今日一定要完成的事項列出
(不超過3件事) | 如果有截止時間，讓自己知道還有多少時間可以處理。
將日期的動圖像擺在必完成清單旁，方便確認時間。 |
2 | 將週計畫與月計畫放置於頁面上 | 方便自行預估工作與私人的行程安排與規劃。 |
3 | 將週末拆分成星期六與星期日 | -避免增加紀錄的不方便
-以免自己眼殘看錯時間 |
4 | 將封存再區分成結案與暫時不執行 | -針對近3個月可能從起的案件，規劃放入暫時不執行區塊，以方便日後查找
-如該區塊案件超過半年為重啟，另外標記後歸入以結案區 |
5 | 將代辦事項區分成工作、私人及待規劃 | -方便一眼清楚知道哪一區的事項有嚴重拖延
-於未來預計的安排事項 |
6 | 目錄的製作 | 讓喬小姐方便直接找到目標區塊，不用透過滑鼠查找。 |
7 | 窗口名單做詳細分類 | -不同的窗口會有不同做事方式與習慣，有些公司內部消息不太流通
-同家公司可能有多個專案同時進行，確保不會找A窗口說B案件的事情發生
-將客戶與供應商的窗口以fillter做區分，可以一目瞭然的於正確區塊找到要聯繫的人 |
8 | 專案資料庫進度狀態 | -確認手頭上的案件有多少，確認是否需要請求幫忙
-釐清各案件的進展，以確保自己精力的分配，及案件目前的交辦情況 |
目錄
今日必完成事項
僅列出今日截止事項與截止時間
確認Y專案的總花費
📊 代辦事項
🗓️ 月計畫
總攬本月所有預計的行程
👣 返回目錄
📋週計畫
自行安排與規劃之事項均紀錄於此，工作室向以黑色標示，私人事項以藍色標示。
一般歸入封存區塊之案件屬性均為"結案"。如因故而暫緩執行之案件，均先拉至暫緩執行之區塊並於標題處標明入檔日期，如超過6個月仍未重啟，則於屬性標示"未結案"後歸入封存區。如未來的某一天專安將要重啟，可以方便調閱出相關案件與資料。
📚 喬小姐的專安資料庫
專案進度
👥 喬小姐的窗口資料庫
廠商名冊
客戶
客戶
供應商
供應商